Política de datos personales y biometría

1. Quiénes somos y a quién aplica

1.1. Yexa Nova S.A.S. («SenpaiLive», «nosotros») opera SenpaiLive y es Responsable del tratamiento de los datos de sus fans, cosplayers y gremios. 1.2. Aplica a quien se registre o use la plataforma: Fans, Cosplayers, Gremios y visitantes (cookies). 1.3. Es solo para mayores de 18 años. No recolectamos datos de menores a sabiendas; si detectamos una cuenta de un menor, la cerramos y eliminamos sus datos, salvo lo que debamos conservar por ley o para denunciar.

2. Datos que tratamos

Datos sensibles: son los biométricos (plantilla facial de la selfie y su comparación con el documento). Ley 1581 de 2012, art. 5: son sensibles los datos «biométricos», entre otros. No pedimos salud, orientación sexual, origen étnico, convicciones políticas o religiosas; no las envíes.

3. Finalidades

1. Crear y administrar tu cuenta y prestar el servicio.
2. Procesar compras, regalos, pases y pagar a las cosplayers (con constancia de pago).
3. Verificar identidad y mayoría de edad de las cosplayers y prevenir suplantación y fraude.
4. Prevenir lavado de activos, financiación del terrorismo, trata y explotación sexual, y cumplir la Política de Prevención de Lavado (monitoreo, reportes a la UIAF, conservación de soportes).
5. Moderar contenido, aplicar normas de comunidad y sanciones (con descargos).
6. Seguridad de la plataforma y de las cuentas.
7. Atender consultas, reclamos y soporte.
8. Cumplir obligaciones legales, tributarias, contables y requerimientos de autoridades.
9. Defender a SenpaiLive en procesos judiciales, arbitrales o administrativos.
10. Comunicaciones del servicio y, solo si lo autorizas aparte, novedades y promociones (puedes retirarlo cuando quieras).
11. Estadísticas anonimizadas para mejorar la plataforma.

No vendemos tus datos. No usamos datos biométricos para publicidad ni perfiles.

4. Autorización

4.1. Tratamos tus datos con tu autorización previa, expresa e informada (Ley 1581, art. 9), que obtenemos con casillas separadas al registrarte: (a) términos, (b) esta política, (c) +18, y para cosplayers (d) datos biométricos (selfie y verificación facial). 4.2. Guardamos prueba de la autorización (versión, fecha, hora, IP) y te entregamos copia si la pides (art. 12, parágrafo). 4.3. Biometría es facultativa: al pedirte la autorización te informamos que la respuesta a datos sensibles es voluntaria (art. 12 lit. b). Para ser Cosplayer la verificación facial es necesaria por seguridad y mayoría de edad; si no la autorizas, ofrecemos como alternativa revisión manual por una persona del equipo con tu documento y un video corto, sin plantilla facial almacenada. Los Fans no pasan por verificación biométrica. 4.4. Hay tratamiento sin autorización solo en los casos del art. 10 de la Ley 1581 (por ejemplo, requerimiento de autoridad u orden judicial).

5. Biometría: cómo la tratamos

• Para qué: comparar tu selfie con la foto del documento, comprobar que eres una persona real presente y que eres mayor de 18 años.
• Proveedor: Amazon Web Services (Rekognition), como Encargado (ver 8).
• Plantilla facial: se elimina apenas termina la verificación. Conservamos solo el resultado (aprobado/rechazado, puntaje, fecha) y los documentos exigidos por la ley (ver 9). Excepción: si una cuenta es baneada de forma permanente, conservamos solo el identificador facial de esa persona, mientras dure el baneo, con la única finalidad de impedir que vuelva a registrarse; la autorización biométrica que firmas lo informa. Las cuentas duplicadas entre cuentas activas se controlan con el número de documento único, no con el rostro.
• Seguridad: cifrado en tránsito y en reposo (KMS), accesos mínimos y registrados, sin uso para otra finalidad.
• Si pides suprimir la verificación facial, eliminamos la plantilla (ya eliminada) y el resultado, sin perjuicio de la conservación legal de documentos de la cuenta.
• Solo guardamos lo necesario y no usamos la biometría para iniciar sesión de fans ni como condición de acceso diferente a la verificación de cosplayers. (Criterio de la SIC: pedir datos sensibles solo cuando sea necesario y con alternativa; por eso la alternativa manual del 4.3.)

6. Salas VIP y Premium: grabación

6.1. Al entrar a una Sala VIP o Premium aceptas de forma expresa que podemos tomar fotogramas, grabar y revisar la sala (automático y por personas del equipo) para seguridad, prevención de faltas gravísimas y cumplimiento legal. 6.2. Conservación: 30 días, o más si hay reporte, investigación, sanción abierta o requerimiento de autoridad (hasta que termine). Después se elimina. 6.3. Acceso restringido a moderación, cumplimiento y, si procede, autoridades. 6.4. Está prohibido que fans o cosplayers graben, capturen o difundan la sala (Términos). 6.5. Se informa con un aviso visible al entrar. La grabación no se usa para promoción ni se publica.

7. Derechos de los titulares

Conforme al art. 8 de la Ley 1581 puedes: conocer, actualizar y rectificar tus datos; pedir prueba de la autorización; ser informado del uso que damos a tus datos; presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio; revocar la autorización y/o pedir la supresión cuando no se respeten los principios o garantías (la SIC debe haber determinado la infracción para la supresión, art. 8 lit. e, condicionalmente exequible; no procede si tienes un deber legal o contractual de permanecer en la base); y acceder gratis a tus datos. En otros países te reconocemos además los derechos de tu ley local (ver 12).

8. Encargados, transmisiones y transferencias

8.1. Usamos Encargados que tratan datos por nuestra cuenta y con nuestras instrucciones: AWS (almacenamiento, biometría, cifrado), proveedor de correo, Binance Pay (pasarela de pagos), el proveedor del servidor de video y el proveedor de soporte. Con cada uno hay contrato que exige seguridad y confidencialidad. 8.2. Binance es un tercero independiente: recibe y trata datos de pago bajo sus propias políticas. Nosotros solo vemos lo que Binance nos informa de la transacción. 8.3. Transferencia internacional: algunos servidores están fuera de Colombia (p. ej., AWS en EE. UU.). El art. 26 de la Ley 1581 prohíbe transferir datos a países sin nivel adecuado, pero no rige si el titular da su autorización expresa e inequívoca (lit. a) o si es necesaria para ejecutar el contrato (lit. e, con autorización). La SIC publicó en la Circular Única una lista de países con nivel adecuado que incluye a EE. UU. (Circular 005/2017; no pude confirmar si la lista ha cambiado desde 2017). Aun así, pedimos tu autorización expresa para esta transferencia y para la transmisión a nuestros Encargados. 8.4. Autoridades: podemos entregar datos a la UIAF, Fiscalía, jueces y autoridades competentes cuando la ley lo exija. 8.5. Cosplayers y fans: el fan no ve tus datos personales reales; la cosplayer no ve los de los fans más allá del nombre de usuario y lo que él publique. 8.6. No vendemos ni cedemos datos para publicidad de terceros.

9. Conservación

Vencido el plazo, eliminamos o anonimizamos. Tras cerrar tu cuenta bloqueamos el acceso y conservamos solo lo que la ley exige.

10. Seguridad e incidentes

10.1. Medidas: cifrado, control de accesos por rol, registro de accesos, copias de seguridad, contraseñas con hash, separación de ambientes y capacitación del equipo. 10.2. Incidentes: si hay una violación de los códigos de seguridad o riesgo para la información de los titulares, informamos a la SIC (Ley 1581, art. 17 lit. n) y, cuando haya riesgo para ti, te avisamos con lo ocurrido y cómo protegerte.

11. Cookies

• Necesarias (sesión, seguridad, idioma): no requieren consentimiento.
• Analíticas: solo con tu consentimiento y de forma anonimizada.
• No usamos cookies publicitarias de terceros. Puedes bloquearlas en tu navegador (algo puede dejar de funcionar).

12. Países de LATAM

Aplicamos la ley colombiana como base y, además, respetamos las normas imperativas de tu país:

Para ejercer tus derechos en cualquiera de estos países usa el mismo canal (13).

13. Cómo ejercer tus derechos

13.1. Escribe a privacidad@senpailive.com con tu nombre, usuario, descripción de lo que pides y un medio de contacto. Podemos pedirte verificar tu identidad (para que nadie más acceda a tus datos). 13.2. Consultas: respuesta en máximo 10 días hábiles, prorrogable por 5 más con aviso de los motivos (Ley 1581, art. 14). 13.3. Reclamos (corrección, actualización, supresión o incumplimiento): respuesta en máximo 15 días hábiles, prorrogable por 8 más; si el reclamo está incompleto te pedimos subsanarlo dentro de los 5 días siguientes (art. 15). Marcamos el dato con la leyenda «reclamo en trámite» en máximo 2 días hábiles. 13.4. Si no estás conforme, puedes quejarte ante la Superintendencia de Industria y Comercio o la autoridad de tu país. 13.5. El ejercicio de tus derechos es gratuito.

14. Registro ante la SIC

El Decreto 090 de 2018 (art. 1, texto oficial) limitó el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) a las sociedades y entidades sin ánimo de lucro con activos totales superiores a 100.000 UVT (en 2026, con UVT de $52.374, unos $5.237 millones) y a las entidades públicas. Las bases creadas después se inscriben en 2 meses. SenpaiLive, por tamaño, no está obligada hoy; revisa sus activos cada año y se inscribe apenas supere el umbral. Aun sin estar obligada, aplica esta política y mantiene el manual interno que exige el art. 17 lit. k.

15. Cambios

Publicamos la versión nueva con su fecha. Si el cambio es importante (finalidades, biometría, transferencias), pedimos nueva aceptación al iniciar sesión.